Quanto tempo conservare i documenti di salute, casa e lavoro?

Apri quel cassetto — quello che non osi più guardare — e trovi di tutto: estratti conto, ricette, fatture di riparazioni, un diploma incastrato tra due ricevute d'affitto. Ogni anno ci ripromettiamo di fare ordine e ogni anno richiudiamo il cassetto sospirando. Ammettiamolo: quasi nessuno sa davvero cosa vale la pena tenere.

E c'è poco di strano. La legge non fissa una durata unica valida per tutti i documenti. Ogni carta va conservata finché è possibile contestarla, richiederla o usarla come prova. Le durate che trovi qui sotto sono riferimenti di massima, che cambiano in base al tipo di documento, al contratto e alla situazione personale. Facciamo il giro insieme?

Salute: le carte da tenere per sempre

Partiamo da ciò che riguarda la salute, che è un po' l'eccezione nella tua scatola da scarpe. Libretto sanitario, certificato di vaccinazione, cartelle cliniche, attestazione del gruppo sanguigno: questi documenti restano, senza limiti. Lo stesso vale per i referti legati a una malattia cronica o grave, così come per le carte che parlano di una malattia professionale o di un infortunio — certificati medici, esiti di esami, perizie. Sono i tuoi punti di riferimento nel percorso di cura, e quando un professionista sanitario cerca la tua storia clinica si sente subito meno solo.

Su un altro piano, le ricette e i prospetti di rimborso del Servizio sanitario nazionale si conservano circa due anni: è il tempo per controllare un pagamento, far correggere un rimborso incompleto, insomma per far valere i tuoi diritti se qualcosa non torna. Passato quel termine, si archivia altrove. E se resta un dubbio su un documento medico — un esame vecchio, un'attestazione — parlane con un professionista sanitario invece di decidere da sola: saprà leggere la portata di quel foglio.

L'estratto conto contributivo (quello dell'INPS) merita poi un'attenzione particolare: ogni tanto controlla che i tuoi contributi risultino davvero tutti. È una consultazione gratuita e un vero gesto di prevenzione, soprattutto per i periodi di disoccupazione o di malattia. Altro che il classico «vedremo». In pratica quel documento non si butta mai: è la memoria ufficiale della tua vita lavorativa.

Sul fronte salute si dice spesso che conviene tenere tutto per prudenza. Vecchie risonanze, analisi di vent'anni fa, referti infilati alla rinfusa in una cartelletta: non serve conservare tutto. Meglio però mantenere un filo coerente: un raccoglitore ordinato, con un follow-up chiaro, vale più di una pila confusa dove nessuno — nemmeno tu — trova niente.

Soldi, banca e assicurazioni

Passiamo alla parte meno romantica, ma anche la più densa. I contratti assicurativi non si tengono tutti per sempre: la durata dipende dal tipo di contratto, e la regola di fondo è quella della prescrizione biennale che riguarda le azioni che ne derivano. In concreto, se vuoi far valere una garanzia, in linea di principio il termine è di due anni. Un contratto di assicurazione sulla vita, invece, va spesso conservato oltre questo limite: chi vorrebbe perdere traccia di quanto ha investito? In caso di dubbio, chiedere alla propria compagnia non è mai fuori luogo.

Sul fronte bancario non c'è niente di particolarmente glamour, ma ci sono documenti con una logica propria: estratti conto e matrici degli assegni si tengono circa cinque anni, quanto basta per contestare un addebito o provare un'operazione. Lo stesso dicasi per le operazioni su titoli, cinque anni. Per un riconoscimento di debito si parla di circa cinque anni per l'azione di rimborso: un buon motivo per non smarrire quel foglio.

Sul fronte fiscale un riferimento utile: tre anni per le dichiarazioni dei redditi e i relativi avvisi, salvo i casi particolari di ogni situazione. Le attestazioni delle polizze vita che danno diritto a un vantaggio fiscale dipendono dal contratto: meglio verificare la durata esatta con la compagnia o con il commercialista prima di buttare qualcosa. Un'altra categoria, più facile da ricordare: le spese importanti che un giorno potrebbero servire — le fatture di una riparazione di un apparecchio ancora in garanzia, le attestazioni di lavori edili, le note di una controversia. Non ci si pensa sul momento, ed è proprio lì che poi si rimpiange. E se hai davvero un dubbio, un gesto semplice: scansiona il documento e verificane la durata prima di buttarlo — non costa quasi nulla.

Ancora qualche riferimento: quattro-cinque anni per le bollette dell'acqua, a seconda del fornitore, e due anni per le ricevute di versamento dei contributi, per la corrispondenza legata a un sinistro e per gli assegni familiari. Un anno per le imposte locali e per le competenze dell'ufficiale giudiziario. Quanto alle multe, due anni.

Famiglia e lavoro

Qui entriamo nella categoria «da conservare senza limiti», quella da mettere davvero al sicuro. Atti di nascita o di riconoscimento, atto di matrimonio, sentenza di divorzio, atto di unione civile, testamento, diplomi: tutto questo resta per sempre, in una cartellina dedicata e al riparo dall'umidità — non c'è niente di più fastidioso che tirare fuori un atto di nascita spiegazzato nel momento sbagliato.

Un altro fascicolo da non perdere di vista: l'infortunio sul lavoro e i periodi di disoccupazione. I documenti collegati — attestazioni, lettere, estratti — si conservano a lungo, perché contano per la pensione e per i tuoi diritti. E sui contributi la regola è chiara: buste paga e contratti di lavoro si tengono fino alla pensione. Sembra tanto, ma sono proprio loro a dimostrare quanto hai versato, soprattutto se un periodo manca dal tuo estratto conto. Per gli assegni familiari, invece, due anni bastano.

Casa e auto

Parliamo della categoria più sfumata, e anche quella in cui si fanno più errori. Tutto dipende dall'origine della spesa. Una riparazione importante in casa, per esempio un danno da infiltrazione o un tetto rifatto? Si ragiona spesso su dieci anni, per la garanzia decennale, senza dimenticare il fascicolo sui vizi e sui difetti. Al contrario, la fattura di una semplice manutenzione si conserva molto meno.

Per l'auto il ritmo è diverso: garanzie e prescrizioni sono più brevi e anche qui conviene rifarsi al contratto per sapere cosa tenere e per quanto. Un gesto utile: il libretto di manutenzione segue l'auto e conta alla rivendita — non è una carta da buttare al primo riordino.

Sull'affitto, cinque anni dopo il trasloco per le ricevute del canone, quelle che servono come prova in caso di contenzioso con il vecchio locatore. Lo stesso vale per i contratti di locazione e per gli onorari del notaio. Le comunicazioni con l'amministratore di condominio restano utili finché la questione è aperta: non c'è una durata fissa, dipende da quando ti servono. E per le spese condominiali la prescrizione è in genere quinquennale.

Una nota per le piccole cose che sembrano inutili: certificato di pulizia della canna fumaria, un anno. Non entusiasma nessuno, ma può servire in caso di sinistro. Sempre che si riesca a trovarlo.

Budget

Sul fronte materiale i prezzi variano per fascia e per punto vendita — cartoleria, grande distribuzione, negozio di cancelleria, online. Conta qualche euro per scatole d'archivio e cartelline, e tra 3 e 10 € per un raccoglitore a leva. Uno scanner piatto di fascia base costa tra 60 e 150 €, sufficiente per la posta di tutti i giorni. Lo spazio di archiviazione online resta gratuito nella versione limitata, poi qualche euro al mese secondo lo spazio scelto. In banca una cassetta di sicurezza costa circa tra 50 e 200 € all'anno, a seconda delle dimensioni. Buona notizia: il riordino resta gratis — ed è probabilmente il miglior investimento della lista.

Allora sì, le carte sembrano non finire mai, ma hanno almeno un lato rassicurante: ogni documento ha la sua scadenza e, una volta che lo sai, il grande riordino fa molta meno paura. Fai un primo giro questo fine settimana — salute e famiglia da una parte, il resto da verificare — e tieni presente che, per un caso specifico, la tua assicurazione, il commercialista o un notaio sapranno decidere meglio di una regola generale. Vedrai: una scatola alleggerita significa un cassetto, e una testa, molto più leggeri.

Fonti

• Ministero della Salute — Fascicolo sanitario elettronico
• INPS — Estratto conto contributivo e consultazione dei contributi
• Agenzia delle Entrate — Conservazione dei documenti fiscali
• Garante per la protezione dei dati personali — Conservazione dei dati personali